Bewertungsbogen für Mietinteressenten: So wählst du fair aus (+ Vorlage)

Nach drei Besichtigungsrunden mit je acht Interessenten verschwimmen die Gesichter. Wer war das Paar mit der vollständigen Mappe? Wer kam zwanzig Minuten zu spät? Und warum hattest du bei der Frau mit dem Fahrrad so ein gutes Gefühl? Spätestens hier merkst du: Ohne Notizen entscheidest du am Ende nach dem, was dir zufällig im Kopf geblieben ist.

Ein Bewertungsbogen für Mietinteressenten löst genau dieses Problem. Du legst vorher fest, worauf es dir ankommt, bewertest alle nach denselben Punkten und kannst deine Entscheidung später nachvollziehen – auch vor dir selbst. Weiter unten findest du eine Vorlage, die du anpassen und als PDF speichern kannst.

Warum ein Bewertungsbogen den Vermietungsprozess besser macht

Im Vermietungsprozess ist die Auswahl der Schritt mit den meisten Folgen. Ein Mietverhältnis läuft oft viele Jahre, und ein unbefristeter Vertrag lässt sich als Vermieter nur aus gesetzlich geregelten Gründen kündigen. Trotzdem fällt die Entscheidung häufig nach einem Gespräch von zehn Minuten.

Ein strukturierter Bogen bringt dir drei Dinge:

• Vergleichbarkeit: Jeder Interessent wird nach denselben Kriterien eingeschätzt. Das klingt banal, ist aber der größte Hebel gegen Zufallsentscheidungen.
• Fairness: Wenn die Kriterien vorher feststehen, rutschen persönliche Sympathien und Vorurteile seltener in die Bewertung.
• Dokumentation: Solltest du einmal gefragt werden, warum jemand eine Absage bekommen hat, hast du sachliche Gründe zur Hand.

Gerade wenn mehrere Personen mitentscheiden – zum Beispiel Eigentümer-Paare oder eine Hausverwaltung mit dem Eigentümer – hilft ein gemeinsamer Bogen, über dieselben Dinge zu sprechen.

Diese Kriterien sind sinnvoll

Die folgenden Punkte haben sich in der Praxis bewährt. Sie sind alle sachlich mit dem Mietverhältnis verbunden, also mit der Frage, ob die Miete zuverlässig gezahlt und die Wohnung pfleglich behandelt wird.

Pünktlichkeit und Verbindlichkeit

Wer zur Besichtigung pünktlich erscheint oder rechtzeitig absagt, ist meist auch später gut erreichbar. Das ist kein hartes Kriterium, aber ein brauchbares Signal. Wenn du Termine über feste Zeitfenster vergibst, siehst du übrigens auf einen Blick, wer gebucht hat und wer nicht gekommen ist.

Unterlagen vollständig

Typisch sind eine Mieterselbstauskunft, Einkommensnachweise der letzten drei Monate, ein Ausweis zur Identitätsprüfung und eventuell eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des bisherigen Vermieters. Eine Schufa-Auskunft darfst du in der Regel erst verlangen, wenn du ernsthaft mit jemandem abschließen willst – nicht schon von allen Besuchern der ersten Runde. Eine Vorlage für die Selbstauskunft findest du in unserem kostenlosen Tool Mieterselbstauskunft.

Verhältnis von Einkommen und Miete

Eine verbreitete Faustregel: Die Kaltmiete sollte nicht mehr als etwa ein Drittel des Nettohaushaltseinkommens ausmachen. Das ist keine gesetzliche Grenze, sondern eine Orientierung. Bürgschaften der Eltern, ein unbefristeter Arbeitsvertrag oder Rücklagen können eine knappe Quote ausgleichen. Bewerte hier deshalb nicht nur die Zahl, sondern das Gesamtbild der finanziellen Sicherheit.

Personenzahl passt zur Wohnung

Ob drei Personen in eine Zweizimmerwohnung passen, ist eine legitime Frage – sowohl wegen der Abnutzung als auch wegen der Nebenkosten. Achte aber darauf, dass du hier wirklich die Belegung bewertest und nicht etwa, ob jemand Kinder hat. “Familienstand” steht zwar nicht in der Liste des AGG, aber Familien mit Kindern pauschal abzulehnen ist unfair, rechtlich heikel und spricht sich schnell herum.

Persönlicher Eindruck

Natürlich zählt auch, ob die Chemie stimmt. Damit der Eindruck nicht beliebig wird, beschreibe ihn konkret: War die Kommunikation klar? Wurden Rückfragen beantwortet? Gab es eine nachvollziehbare Geschichte zum Umzug? Notiere Beobachtungen, keine Etiketten.

Notizen

Platz für das, was nicht in Kästchen passt: Einzugstermin, Haustiere, Fragen zur Renovierung, Nachfragen, die noch offen sind. Halte die Notizen sachlich. Alles, was du aufschreibst, kann der Interessent nach der DSGVO grundsätzlich einsehen.

Die Vorlage: anpassen, drucken, als PDF speichern

Die Vorlage startet mit den fünf Kriterien von oben. Du kannst sie umbenennen, Hinweise ergänzen oder eigene Punkte hinzufügen – etwa “Gewünschter Einzugstermin passt” oder “Erfahrung mit Gartenpflege”, wenn ein Garten zur Wohnung gehört. Über den Button speicherst du den Bogen als PDF oder druckst ihn direkt aus. Nimm am besten pro Interessent ein Blatt mit zur Besichtigung.

Tipp: Fülle den Bogen direkt nach jedem Gespräch aus, nicht erst am Abend. Zwei Minuten zwischen den Terminen reichen. Plane deshalb kleine Pausen zwischen den Zeitfenstern ein; der Besuchsplan-Rechner hilft dir, die passende Taktung zu finden.

Das AGG: Was du bei der Auswahl beachten musst

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gilt auch bei der Vermietung von Wohnraum. Es verbietet, Menschen wegen bestimmter Merkmale zu benachteiligen. Geschützt sind nach § 1 AGG:

• ethnische Herkunft und “Rasse” (so der Gesetzeswortlaut),
• Geschlecht,
• Religion oder Weltanschauung,
• Behinderung,
• Alter,
• sexuelle Identität.

Kein einziges dieser Merkmale gehört auf deinen Bewertungsbogen. Auch indirekte Fragen, die darauf hinauslaufen – etwa nach dem Geburtsland, der Religionszugehörigkeit oder einer geplanten Schwangerschaft – haben in der Auswahl nichts zu suchen.

Wann das AGG im Detail gilt

Das Gesetz unterscheidet je nach Merkmal und Vermietersituation. Vereinfacht:

• Benachteiligungen wegen der ethnischen Herkunft sind bei der Wohnungsvermietung grundsätzlich verboten, unabhängig davon, wie viele Wohnungen du vermietest (§ 19 Abs. 2 AGG).
• Für die übrigen Merkmale greift das Verbot vor allem bei sogenannten Massengeschäften. Wer insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet, fällt nach § 19 Abs. 5 Satz 3 AGG in der Regel nicht darunter. Das ist aber kein Freibrief: Seriöse Vermieter entscheiden trotzdem nach sachlichen Kriterien.
• Wenn ein besonderes Nähe- oder Vertrauensverhältnis entsteht, etwa weil du oder deine Angehörigen im selben Haus oder auf demselben Grundstück wohnen, ist der Abschnitt des AGG zum Zivilrechtsverkehr nicht anwendbar (§ 19 Abs. 5 Satz 1 und 2 AGG). Ähnliches kann bei der Mitbewohnersuche in einer WG gelten, weil man sich dort Küche und Bad teilt.
• § 19 Abs. 3 AGG erlaubt eine unterschiedliche Behandlung, wenn sie der Schaffung und Erhaltung sozial stabiler Bewohnerstrukturen dient. Diese Ausnahme ist eng auszulegen, rechtlich umstritten und eher für große Wohnungsunternehmen relevant. Als privater Vermieter solltest du dich nicht darauf stützen.

Wichtig: Kommt es zum Streit, kann ein Interessent Indizien für eine Benachteiligung vorlegen, und dann musst du beweisen, dass keine vorlag (§ 22 AGG). Ein Bewertungsbogen mit sachlichen Kriterien ist hier deine beste Grundlage. Einen Anspruch auf Abschluss des Mietvertrags gibt es allerdings in der Regel nicht, sondern Schadensersatz und Entschädigung (§ 21 AGG).

Dieser Abschnitt ist eine vereinfachte Übersicht und keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen helfen Haus- und Grundbesitzervereine oder eine Fachanwältin für Mietrecht.

Was du stattdessen fragen kannst

Zulässig sind Fragen, die das Mietverhältnis direkt betreffen: Wie viele Personen ziehen ein? Wie hoch ist das Haushaltseinkommen? Gibt es Haustiere? Wann ist der gewünschte Einzug? Gab es Mietrückstände beim bisherigen Vermieter? Unzulässig und oft auch datenschutzrechtlich problematisch sind dagegen Fragen nach Parteizugehörigkeit, Vorstrafen ohne Bezug zum Mietverhältnis oder Familienplanung.

So wertest du die Bögen aus

Wenn alle Termine vorbei sind, legst du die Bögen nebeneinander. Drei Schritte haben sich bewährt:

1. Ausschlusskriterien zuerst: Fehlen wichtige Unterlagen, die trotz Nachfrage nicht kommen, oder passt die Miete eindeutig nicht zum Einkommen, sortierst du aus.
2. Punkte vergleichen: Die Summe gibt eine erste Rangfolge. Bei knappen Abständen schau dir die einzelnen Kriterien an – ein starkes Einkommen kann mehr wiegen als ein perfekter Eindruck.
3. Gewichtung festlegen: Wenn dir ein Punkt besonders wichtig ist, etwa die Zahlungssicherheit, zähle ihn doppelt. Entscheide das aber vor der Auswertung, nicht danach.

Lege dir außerdem zwei Nachrücker fest. Es kommt häufig vor, dass Interessenten absagen, weil sie parallel eine andere Zusage bekommen haben. Mit einer klaren Reihenfolge kannst du dann ohne neue Besichtigungsrunde weitermachen.

Absagen freundlich formulieren

Eine Absage muss nicht begründet werden. Ein kurzer, freundlicher Text reicht: Danke für das Interesse, die Wahl ist auf jemand anderen gefallen, alles Gute bei der Suche. Vermeide Begründungen, die nach geschützten Merkmalen klingen könnten. Formulierungsbeispiele für Zu- und Absagen findest du in unseren E-Mail-Vorlagen rund um die Besichtigung.

Datenschutz: Was mit den Bögen passiert

Bewertungsbögen enthalten personenbezogene Daten. Nach der DSGVO darfst du sie nur so lange aufbewahren, wie es für den Zweck nötig ist. Für abgelehnte Interessenten bedeutet das: Nach Abschluss der Vermietung und einer angemessenen Frist für mögliche Rückfragen oder AGG-Ansprüche löschst oder vernichtest du die Bögen. Ansprüche nach dem AGG müssen innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden (§ 21 Abs. 5 AGG), daher bewahren viele Vermieter die Unterlagen etwa drei Monate auf und vernichten sie dann.

Die Bögen des späteren Mieters kannst du zur Mietakte nehmen, solange die Angaben für das Mietverhältnis relevant sind.

Für WGs: der gleiche Gedanke, andere Kriterien

Suchst du einen neuen Mitbewohner statt eines Mieters, verschieben sich die Kriterien. Dann zählen eher Alltagsfragen: Wie oft wird gekocht? Wie sieht es mit Besuch, Lautstärke und Putzplan aus? Für diesen Fall gibt es unsere WG-Casting-Bewertung, mit der alle Mitbewohner unabhängig voneinander bewerten können.